Upphandling
Härnösands kommun köper årligen varor och tjänster för cirka 450 miljoner kronor. I arbetet med upphandling och inköp ska kommunen ansvara för att skattemedlen förvaltas på bästa möjliga sätt samt utförs affärsmässigt korrekt och objektivt utifrån lagen.
Kommunens målsättning är att ha en hållbar, effektiv och rättssäker upphandling där konkurrensen tillvaratas och kommunens resurser används på bästa sätt.
Vi som arbetar med upphandling inom kommunen värdesätter god dialog med marknaden i vårt upphandlingsarbete. Öppenhet och kommunikation mellan kommunen och näringslivet speglar vårt arbetssätt.
En viktig del i vårt arbete är informationsspridning. Om du som företagare eller privatperson är nyfiken på upphandling och vill ha fördjupad information är du välkommen att kontakta någon av oss.
Direktupphandlingar
Marknadsför ditt företag och öka dina möjligheter att göra affärer med oss genom att registrera din verksamhet i Härnösands kommuns företagsregister för direktupphandling och underlätta för kommunen att hitta små och medelstora företag i regionen.
För anbudsgivare
Härnösand har ett näringsliv som växer och företag som utvecklas positivt. Klimatet för entreprenörer och innovatörer är gott. Härnösands kommun vill underlätta för såväl stora som små företag att delta i kommunens upphandlingar.
Annonserad- eller inte annonserad upphandling?
Beroende på värdet av det behov som ska köpas in finns det olika krav när det gäller konkurrensutsättningen. Inköp till ett värde under 700 000 kronor upphandlas av kommunen genom en direktupphandling. En direktupphandling är en upphandling utan formkrav. Direktupphandlingar ska genomföras enligt kommunens Riktlinjer för inköp och upphandling och lagens grundläggande fem principer ska beaktas. Mer information hittar du under fliken 'regler för upphandling'.
Direktupphandling | Annonserad upphandling |
|---|---|
|
|
Vad erbjuder du?
Om du som företagare vill berätta för kommunen om vilka tjänster/produkter som just ditt företag kan erbjuda är du välkommen att kontakta oss för ett möte.
Skicka e-post eller ring oss för ett besök. E-post: upphandling@harnosand.se
Telefon: 0611-34 80 00.
Så lämnar du anbud i en upphandling
Via den här länken kommer du till Svenskt Näringslivs hemsida och en enkel skrift
Länk till annan webbplats. om vad du som företagare ska tänka på om du är intresserad av att lämna anbud i en offentlig upphandling. Där finns också information om elektronisk faktura.
Härnösands kommuns annonserade upphandlingar hittar du via aktuella upphandlingar. Kommunen använder sig av upphandlingssystemet e-Avrop (t o m 2024-12-31). Under hösten 2024 inför kommunen ett nytt upphandlingssytem, eSource. Om du som företagare vill lämna anbud i någon av kommunens annonserade upphandlingar beskrivs här hur du ska gå till väga i e-Avrop.
För annonserade upphandlingar i eSource finns mer information här.
Checklista:
1. Registrera ett konto på e-Avrop och logga in. Det är kostnadsfritt
att registrera ett konto och att lämna anbud.
2. Klicka på Aktuella upphandlingar och välj vilka upphandlingar du vill
bevaka.
3. Hämta förfrågningsunderlaget till den upphandling som du är intresserad av och läs igenom materialet.
4. Ställ frågor via e-Avrop så snart som möjligt om du upplever att något är oklart. Alla frågor och svar publiceras löpande för att ge alla anbudsgivare samma information vid samma tidpunkt.
5. Håll dig uppdaterad om eventuella ändringar i underlaget, du informeras via e-post.
6. Sammanställ alla handlingar som önskas och besvara det som efterfrågas.
7. Skicka in ditt anbud elektroniskt via e-Avrop. Du får ett kvitto på att
ditt anbud har skickats.
8. När anbudstiden har gått ut görs en anbudsprövning av samtliga mottagna anbud.
9. När resultatet av upphandlingen är klart skickas ett tilldelningsbeslut
till alla leverantörer som lämnat anbud.
10. Tidigast tio dagar efter tilldelningsbeslutet skrivs avtal med den
vinnande leverantören, under förutsättning att ingen överprövar beslutet.
Tips när du ska lämna anbud:
- Läs igenom förfrågningsunderlaget noggrant (frågor om underlaget ska ställas inom angiven tid)
- Ställda skallkrav ska uppfyllas, anbudet riskerar att förkastas om dessa krav inte är uppfyllda
- Var noggrann och ange allt som kan vara av vikt för bedömningen av anbudet (när anbudet är inlämnat får kompletteringar och förtydliganden endast göras i begränsad omfattning)
- Säkerställ att anbudet lämnas inom angiven tid
Vi ser fram emot ditt anbud!
Utvärdering av anbud
När kommunen har fått ditt anbud sker följande:
- Anbudet öppnas elektroniskt i upphandlingssystemet
- Kommunen kontrollerar så att alla begärda uppgifter och dokument finns med samt att ställda skallkrav är uppfyllda
- Anbuden utvärderas i enlighet med de utvärderingskriterier som angivits i anbudsinbjudan (inga andra skäl än de som angivits får ligga till grund för utvärderingen)
- Beslut om vem som vunnit upphandlingen fattas
- Tilldelningsbeslutet och eventuellt utvärderingsprotokoll skickas till samtliga leverantörer som lämnat anbud i upphandlingen
- Avtal tecknas med vinnande leverantör/er
Sekretess
Under hela upphandlingsprocessen fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat eller upphandlingen på annat sätt är avslutad, råder absolut sekretess om allt som rör upphandlingen.
Uppgift om hur många och vem som begärt förfrågningsunderlaget/lämnat anbud får till exempel inte lämnas ut. När upphandlingen är avslutad upphör sekretessen och samtliga handlingar som rör upphandlingen blir, enligt huvudregeln, offentliga. Sekretessen kan dock fortsätta att gälla i vissa fall till exempel till förmån för det allmänna eller enskild, se Offentlighets- och sekretesslagen Länk till annan webbplats. 6 och 8 kap.
Om någon begär att få ut handlingar som rör en upphandling, ska kommunen skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning. Om prövningen leder till att handlingarna inte lämnas ut, ska ett motiverat skriftligt beslut med överklagandehänvisning lämnas. Den som inte är nöjd med beslutet kan överklaga detta till Kammarrätten.
Aktuella upphandlingar
Härnösands kommuns annonserade upphandlingar finns publicerade i kommunens upphandlingssystem:
e-Avrop Länk till annan webbplats.
eSource Länk till annan webbplats.
Genom att skapa en användare i systemet (kostnadsfritt) kan du som leverantör ta del av kommunens pågående upphandlingar och som prenumerant bevaka upphandlingar som är av intresse för dig.
Planerade upphandlingar
I vår upphandlingsplan för 2024
Pdf, 86 kB. hittar du de upphandlingar som Härnösands kommun planerar att genomföra under året. Listan är preliminär och kan komma att revideras under året.
Kontakta gärna oss på upphandling@harnosand.se för att ta del av vilka upphandlingar som är på gång.
Regler för upphandling
När offentliga myndigheter gör upphandlingar finns lagar och regler som den upphandlande myndigheter ska förhålla sig till.
Lagen om offentlig upphandling (LOU) Länk till annan webbplats.
LOU reglerar hur upphandlingar inom offentlig sektor ska genomföras. Lagen syftar till att dra nytta av befintlig konkurrens på marknaden för att säkra ett effektivt användande av de offentliga medlen.
LOU bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa:
- Likabehandlingsprincipen
Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör ges fördel. - Proportionalitetsprincipen
Proportionalitetsprincipen innebär att de krav och villkor som anbudsgivaren ska uppfylla i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. - Icke-diskrimineringsprincipen
Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (exempelvis medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten/enheten får inte ställa krav som endast svenska företag känner till eller kan klara och det gäller även i de fall då den upphandlande myndigheten/enheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen. - Principen om öppenhet (transparens)
Principen om öppenhet innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt uttryckt och innehålla samtliga krav som ställs. - Principen om ömsesidigt erkännande
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.
Policy och riktlinjer för upphandling och inköp
Inom Härnösands kommun finns, utöver LOU, en antagen policy samt riktlinjer för hur upphandling och inköp ska genomföras. Policyn utgör det ramverk som kommunens förvaltningar och nämnder ska förhålla sig till i arbetet med upphandling och inköp. Riktlinjerna är ett stöd för hur (tillvägagångssätt) inköp ska genomföras.
- Policy för upphandling och inköp Länk till annan webbplats.
- Riktlinjer för inköp Länk till annan webbplats.
Fördjupning
Upphandlingsmyndigheten är en myndighet som ger stöd genom att förmedla kunskap, verktyg och metoder för offentlig upphandling. På Upphandlingsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats. kan du som leverantör få stöd som anbudsgivare i offentliga upphandlingar.
Elektronisk handel
Härnösands kommun arbetar med ett elektroniskt inköps- och fakturasystem för att nå effektiv hantering av både beställningar och fakturor. Det ger förutsättningar för ökad köptrohet mot ingångna ramavtal. Det ger också förutsättningar att styra inköpen till rätt leverantör och avtalspriser.
Elektronisk handel (e-handel) innebär att kommunen, via inköps- och fakturasystemet, får en lättillgänglig presentation av avtal, leverantörer och priser.
Målet är att skapa en effektivare inköpsorganisation inom kommunen samt att öka avtalstroheten.
För leverantörer
För att e-handel ska fungera i praktiken så är det viktigt att följa en viss standard. När standarden används så säkerställs att rätt information i ett givet format skickas mellan affärspartnerna.
Härnösands kommun följer de gemensamma standarder som används inom offentlig sektor och som rekommenderas av SFTI (Single Face to Industry) Länk till annan webbplats.. Dessa är väletablerade på marknaden, baseras på öppna och internationella standarder och lämpar sig för olika inköpssituationer.
Vad innebär detta för er?
I första hand rekommenderas Peppol-formatet för affärsprocesserna för e-handel.
Härnösands kommun kan t ex ta emot och skicka elektroniska meddelanden i form av:
- Elektroniska prislistor (pricat)
- Order
- Ordersvar
- Faktura
Vi har också möjlighet att ta emot elektroniska prislistor i excel-format med en given standard.
Dela sidan